Negli ultimi anni è cresciuta moltissimo l’esigenza di firmare contratti a distanza e anche documenti di vario genere. Ma quale tipologia di firma assicura a un documento lo stesso valore legale di una firma autografa? Scopri nel nostro articolo come firmare un contratto a distanza che abbia valore legale!
La firma un contratto a distanza con valore legale
Lo sviluppo della tecnologia ha rivoluzionato il nostro modo di vivere, in tutti gli ambiti.
Che ci piaccia o no, abitiamo un mondo dove tutti i rapporti tendono a diventare virtuali. Molto spesso questo può semplificarci la vita e farci risparmiare tempo e denaro preziosi. Pensa a quante difficoltà se dovessi ogni volta incontrare dal vivo qualcuno per apporre una firma su un documento!
Oggi puoi evitare questi problemi, firmando i tuoi documenti e i tuoi contratti “virtualmente”.
Partiamo col dire che una firma scannerizzata e poi apposta su un documento non ha alcun valore legale. Anzi, ti sconsigliamo vivamente di utilizzare questo metodo. Quando parliamo della possibilità di sottoscrivere un documento informatico ci riferiamo alle modalità di firma elettronica e digitale previste dalla legge.
Firmare un contratto di lavoro a distanza
Hai mai pensato, per esempio, a quanto può rivelarsi importante firmare contratti di lavoro a distanza? Con l’avvento del lavoro da remoto questa necessità è sempre più attuale. Nei rapporti di lavoro risulta fondamentale l’esigenza di firmare un contratto con valore legale.
Come si legge nell’art. 1321 del codice civile, il contratto è l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale. Questo cosa significa? Prima di tutto un accordo è stretto sempre da due o più persone. Lo si utilizza per creare un nuovo rapporto giuridico, per porre fine a uno già esistente o per modificarlo. Infine, i beni o i servizi che costituiscono il suo oggetto hanno sempre un valore economico.
Ogni giorno vengono conclusi tantissimi accordi di vario genere e natura. Il contratto resta lo strumento più utilizzato per stringere accordi lavorativi, anche contratti tra professionisti, che non sempre riescono a incontrarsi di persona. Oggi puoi concludere accordi in tutto il mondo, comodamente seduto alla tua scrivania. Farlo a distanza non è mai stato così facile. Tuttavia, devi rispettare delle regole se vuoi conferire valore legale all’accordo.
La legge richiede infatti delle caratteristiche specifiche, che conferiscono pieno valore legale al documento firmato digitalmente. Le firme non sono tutte uguali. Significa che non hanno la stessa efficacia giuridica e non tutte sono idonee per la sottoscrizione di tutti i documenti, contratti in particolare.
Analizziamo insieme le caratteristiche previste dal legislatore perché una firma abbia valore legale.
Come firmare un contratto digitalmente
Quando devi firmare un contratto a distanza, l’apposizione della firma costituisce il problema principale. Come puoi garantire l’originalità della tua firma se devi firmare digitalmente? E come puoi avere la certezza dell’autenticità della firma dell’altro contraente?
Firmare a distanza ha certamente i suoi vantaggi, ma può evidenziare alcune criticità. La certezza del diritto impone l’utilizzo di regole chiare anche in questo ambito.
Caratteristiche che conferiscono valore legale alla firma
Prima di tutto la tua firma deve soddisfare il requisito dell’autenticità, cioè deve garantire la tua identità. In altri termini bisogna garantire che sia proprio tu, e non un altro, il firmatario.
In secondo luogo, la firma deve assicurare l’integrità del documento sottoscritto, cioè la sua inalterabilità.
Infine, si richiede il non ripudio del documento; una volta firmato, quindi, non potrai disconoscerlo.
Quale firma soddisfa queste caratteristiche? Iniziamo a parlare delle firme elettroniche.
Le firme elettroniche: semplice, avanzata e qualificata.
Le firme elettroniche, in alcuni casi, possono sostituirsi alla firma autografa. Possono infatti soddisfare i requisiti di autenticità, integrità e non ripudio del documento. Distinguiamo le varie tipologie di firme elettroniche esistenti, soffermandoci sul loro valore legale.
Le fonti normative delle firme elettroniche per concludere contratti a distanza
L’Unione Europea, qualche anno fa, ha dettato una specifica normativa in tema di firme elettroniche. Si tratta del Regolamento UE n. 910/2014, conosciuto come eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature). L’obiettivo perseguito è stato quello di definire le tipologie di firme elettroniche legalmente valide a livello europeo. Per adeguarsi alle norme europee, l’Italia ha emanato il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Analizziamo le tre tipologie di firme elettroniche attualmente disponibili con valore legale.
La firma elettronica “semplice”
Vogliamo subito precisare che la firma elettronica cosiddetta “semplice” ha un valore legale molto debole. Infatti non prevede un processo di identificazione, ma funziona con un semplice PIN o con un username e una password. Non è quindi idonea a garantire l’autenticità e l’integrità del documento che si intende sottoscrivere. Attento a non cadere in errore. Questa tipologia di firma può essere usata in casi limitatissimi, ad esempio per informative, documenti di trasporto, sigle di presa visione. Se hai bisogno di firmare contratti, questa firma non fa assolutamente al caso tuo.
La firma elettronica “avanzata”
Se necessiti di una firma elettronica con valore legale puoi optare per la firma elettronica Questa tipologia di firma ha un’efficacia giuridica molto forte. Prevede infatti un processo di identificazione del firmatario, che avviene tramite un riconoscimento de visu o a distanza, di solito mediante un provider. Infatti con questa tipologia potrai firmare un gran numero di documenti e contratti, ad esclusione dei contratti di compravendita relativi a beni immobili o a quelli di locazione di immobili superiori a nove anni. È una firma che garantisce l’autenticità e l’integrità del documento sottoscritto, perché prevede l’identificazione del firmatario sulla base di rigidi criteri fissati dalla legge. Fanno parte di questa categoria la grafometrica e la remota.
La firma elettronica “qualificata”
La firma elettronica “qualificata” è un particolare tipo di firma elettronica che identifica il firmatario e ha pieno valore legale. Essendo il risultato di una procedura informatica, detta validazione, rispetta i requisiti di autenticità, integrità e non ripudio dei documenti informatici. Si tratta di una firma con un’efficacia giuridica molto forte. Per ottenere la firma qualificata puoi rivolgerti ai prestatori di servizi fiduciari qualificati autorizzati a garantire l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale. La firma qualificata è realizzata con un dispositivo che rispetta specifici requisiti di sicurezza, come smart card, token, chiavette USB o codici OTP. Per la sua forte efficacia giuridica puoi usare la firma qualificata per sottoscrivere anche contratti di compravendita e verbali.
La firma elettronica digitale
Parliamo infine della firma “digitale”.
La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica, estremamente qualificata, perché utilizza sistemi di chiavi crittografiche. Per le sue caratteristiche soddisfa i requisiti dell’autenticità, dell’integrità e del non ripudio. Questa firma conferisce pieno valore legale al documento sottoscritto.
Un documento sottoscritto con firma digitale ha nel nostro ordinamento piena efficacia giuridica, a condizione che non lo si modifichi dopo l’apposizione della firma. Qualsiasi documento elettronico può essere sottoscritto digitalmente con la firma digitale e la firma digitale remota. Firma contratti, documenti di bilancio, documenti di risposta a gare d’appalto, ordini di acquisto e molti altri, nei formati pdf, word, excel, xlm.
Entrambe le firme equivalgono infatti, informaticamente, alla firma autografa apposta sul documento cartaceo.
La firma digitale prevede una dotazione hardware specifica e un software per apporre la firma. Esistono dei kit, composti da un dispositivo USB o un lettore e una smart cart in formato SIM o carta di credito. La smart card contiene il certificato di firma, necessario per la sottoscrizione digitale dei documenti.
Ricorda infine che puoi ottenere la firma digitale anche utilizzando lo SPID come sistema di riconoscimento. Numerosi certificatori hanno reso disponibile questa possibilità.
La firma digitale per concludere un contratto a distanza
Da quanto abbiamo detto, la firma digitale risulta il metodo più sicuro per conferire alla tua firma pieno valore legale. Usa la firma digitale per assicurare al tuo documento autenticità, integrità e non ripudio. Si tratta senza dubbio di uno strumento comodo e sicuro con cui otterrai la stessa efficacia di una firma autografa. Per le sue caratteristiche quindi ti consigliamo il suo utilizzo per sottoscrivere i tuoi contratti a distanza. Potrai così concludere in modo semplice e veloce tutti i tuoi contratti di lavoro, risparmiando tempo e denaro. Così farai crescere il tuo business e i tuoi clienti non vedranno l’ora di fare accordi con te.
Conclusioni e consigli
Abbiamo analizzato sommariamente le tre tipologie di firma elettronica e la firma digitale.
Oltre alle modalità che abbiamo illustrato, ricorda che puoi sempre apporre la tua firma autografa direttamente sul documento stampato. Una volta firmato e scannerizzato, invialo al destinatario tramite PEC o Raccomandata A/R. La tua firma, così apposta, ha pieno valore legale.
Ricorda, invece, di non usare mai la scansione della tua firma. La scansione della firma “incollata” sui documenti non ha infatti valore legale.
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