Contratto

COME CONCLUDERE UN CONTRATTO A DISTANZA

L’accordo è uno scambio di consensi nella forma di proposta e accettazione. Difatti un contratto si considera concluso quando c’è uno scambio di consensi tra le parti di un accordo.

E’ comune pensare che le parti debbano incontrarsi di persona e firmare di proprio pugno (cd. firma autografa) per concludere un accordo. Tuttavia ciò non è più necessario. La possibilità di concludere contratti a distanza permette di facilitare accordi tra imprenditori e aziende, con ripercussioni positive su tutta l’organizzazione interna dell’impresa.

Allora la domanda da porsi è

Si possono sottoscrivere contratti a distanza?

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Indice

Firmare un contratto a distanza

E’ possibile firmare un contratto a distanza, fintantoché chi propone o accetta un affare sia riconoscibile. La firma autografa non è l’unico modo per identificare le parti del contratto. Oggigiorno vi sono diverse soluzioni che non si limitano alla “firma elettronica”. Per quanto se ne dica non è sempre necessario dotarsi di applicazioni certificate o di complessi software.

La domanda da porci nel momento in cui andiamo a sottoscrivere un contratto è se la nostra firma sia valida ai sensi di legge e quale sia il suo valore legale. Può accadere, infatti, che una delle parti che ha firmato il contratto non voglia più rispettare gli impegni presi, invocando l’invalidità dell’accordo. In tal caso, la modalità di firma è fondamentale per dimostrare la validità del contratto in una discussione con la controparte o in Tribunale davanti al Giudice.

Come dare al contratto a distanza valore legale?

Dobbiamo, quindi, passare in rassegna le modalità con cui spesso le persone vanno a sottoscrivere un accordo o contratto, per poi soffermarci su quelle che danno maggiore validità al contratto e tutela alle parti. 

Nella pratica solitamente le persone sottoscrivono accordi a distanza con una delle seguenti modalità:

  • Aggiunta del nome e cognome con tastiera
  • Firma elettronica
  1. Firma Elettronica Semplice (FES):
  2. Firma Elettronica Avanzata (FEA):
  3. Firma grafo metrica
  4. Firma Elettronica Qualificata (FEQ):
  5. Docusign che valore legale ha?
  • Copia e incolla della firma autografa su contratto
  • Firma autografa su documento scannerizzato e spedita con E-mail
  • Firma autografa su documento scannerizzato e spedito con PEC:

Sono moltissime le modalità utilizzate nella pratica, ma non tutte quelle elencate sono sufficienti a dare un’adeguata protezione. La questione, dunque, è se questi tipi alternativi di firma facciano piena prova della provenienza delle dichiarazioni da parte di chi la usa e se questa sia riconosciuta dalla legge (cfr. 2702 c.c.).Osserviamole dunque da vicino

  • Aggiunta del nome e cognome con tastiera:

    questo tipo di firma è la meno consigliabile, un accordo così concluso è facilmente disconoscibile e non dà grandi tutele.

 

  • Firma elettronica:

    esistono varie tipologie di firma elettronica e ognuna di queste ha un grado di tutela differente.

Firma Elettronica Semplice (FES): è composta da un PIN associato ad una carta magnetica (es. bancomat) ovvero da credenziali di accesso (= nome utente + password). Questa soddisfa il requisito della forma scritta e accerta la sicurezza e l’immodificabilità del documento. Tuttavia ai sensi di legge non prova pienamente la sua provenienza. Ne consegue che, se dovessimo provare la valida conclusione di un accordo davanti a un Tribunale, il Giudice avrebbe una certa libertà nel riconoscerne o meno l’efficacia, non essendo vincolato dalla legge a interpretarla come “piena prova” della provenienza da colui che firma (cd. Firmatario).

Firma Elettronica Avanzata (FEA): consente d’identificare chi firma il documento e la provenienza della firma. Questa assicura un controllo esclusivo dei propri dati d’identificazione, oltre alla possibilità di verificare che il documento una volta firmato non sia stato poi modificato. Un classico esempio di tale firma è DocuSign.

Firma grafometrica: è una particolare firma elettronica avanzata che identifica i dati personali di chi firma mentre sottoscrive un documento su uno smartphone o un tablet per esempio.

Firma Elettronica Qualificata (FEQ): si usa attraverso un dispositivo sicuro di firma (Smart Card, Token USB, HSM) che provvede un certificato di qualificazione rilasciato da un Ente Certificatore accreditato dall’AgID (ad es. Aruba) che soddisfa standard tecnologici ben definiti.

DocuSign, che valore legale ha?

DocuSign è uno dei più diffusi sistemi di firma digitale disponibili sul mercato. Esso soddisfa alcuni dei più severi standard di sicurezza statunitensi ed europei e si avvale di potenti tecnologie di crittografia dei dati (cfr. protocollo Public Key Infrastructure).

Attenzione! Una firma tecnologicamente avanzata non è automaticamente la più sicura sul piano legale.

Difatti, firmare un accordo con DocuSign non garantisce una tutela legale assoluta. In Italia vi sono tipi di contratti in cui l’uso della firma elettronica avanzata non è appropriato. Conviene in tal senso affidarsi alla tradizionale firma autografa in presenza o alla firma autografa su documenti scansionati e scambiati via pec, il cui valore legale è ben riconosciuto.

  • Firma autografa su documento scansionato:

    l’immagine che riproduce una firma autografa su un documento cartaceo ha la stessa forza di prova dell’originali se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato (art. 22, Codice dell’Amministrazione Digitale). La firma scannerizzata non autenticata è dunque valida fin quando non venga espressamente disconosciuta.

  • Copia e incolla della firma autografa su contratto:

    quanto detto sopra vale anche nel caso in cui l’immagine della firma venga inserita in un documento word o pdf. La firma non autenticata da pubblico ufficiale non è valida fin quando non venga espressamente disconosciuta.

  • Firma autografa su documento scannerizzato e spedito con E-mail:

  • Nel caso di un documento firmato e spedito con una semplice E-mail, non è tanto la validità della firma a preoccupare, quanto invece la forma di invio del documento. La classica E-Mail non è per legge e giurisprudenza un mezzo di comunicazione che garantisce la certezza del mittente.

  • Firma autografa su documento scannerizzato espedito con PEC:

    il modo migliore per firmare un contratto a distanza con garanzia di autenticità o di valida conclusione dell’accordo è dunque firmare a mano il contratto, scannerizzarlo e inviarlo via PEC (Posta Elettronica Certificata) alla controparte che poi farà lo stesso.

Conclusioni e consigli

– La firma elettronica avanzata (ad es. DocuSign) consente di sottoscrivere documenti e contratti a distanza ma non è sempre, sul piano pratico, la più semplice e, legalmente parlando, la più sicura.

– A confronto la firma a mano su documento scannerizzato al computer e poi scambiata con PEC è oggigiorno in Italia la via più facile e sicura per concludere un contratto a distanza.

Esempio pratico

Se voglio acquistare una casa e devo concludere un contratto preliminare, l’uso della firma digitale avanzata non è appropriata. Questo perché in Italia i contratti che riguardano l’acquisto, il trasferimento o la cessione di immobili richiedono esplicitamente firme scritte a mano. In tal caso è opportuno firmare di pugno il contratto, scannerizzarlo e inviarlo via Pec alla controparte che farà poi lo stesso.

– Dunque, alla luce di quanto detto, a seconda dell’importanza del contratto che andiamo a sottoscrivere dovremo valutare attentamente la tipologia di firma da utilizzare.

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